劳务派遣企业获得上海地区的许可证后，建立规范化的员工档案是合规运营的关键一步。以下是针对新手的实操指南：
档案内容：必须包含的16项核心材料
劳务派遣员工档案需实现“一人一档”，确保法律效力与管理完整性。必备材料包括：
- 基础信息：身份证、学历/资格证书复印件、户口本复印件、无犯罪记录证明
- 入职文件：应聘登记表、笔试/面试评分表、体检报告、劳动合同原件及补充协议
- 在职记录：培训签到表、绩效考核表、奖惩通知、岗位调动文件
- 离职证明：退工单、解除合同通知书、社保转移凭证
注：根据上海市人社局要求，档案缺失关键材料（如劳动合同原件）可能导致行政处罚。
建档流程：3步标准化操作
- 信息采集
入职前由HR部门收集员工提交的原始材料，重点核验身份证、学历证的真伪（可通过学信网等官方渠道验证），避免使用模糊复印件。
- 双轨归档
- 纸质档案：按“姓名+工号”独立装袋，存放于带锁保密柜
- 电子档案：使用HR系统扫描上传，建议设置自动提醒功能（如合同到期前30天预警）
- 48小时审核机制
由专人对档案进行交叉审核，确保：
- 材料无漏页、涂改
- 电子与纸质内容完全一致
- 重要文件（如合同）加盖骑缝章
实践中发现，超80%的劳动纠纷因档案信息矛盾引发，审核环节可显著降低风险
动态管理：确保档案“随人走”
档案绝非一次性建立，需持续更新：
- 强制更新项：每季度核查联系方式、住址等变动；岗位/薪资调整后7日内归档批文
- 增补场景：
- 新获职业资格证书（立即存档复印件）
- 参与专项培训（保存结业证书+考核结果）
- 重大奖惩记录（附书面决定书）
- 离职处理：员工交接后3日内封存档案，标注销毁日期（普通岗位保存3年，高管/技术岗保存5年以上）
权限与安全：避免信息泄露的要点
- 查阅制度：
- 部门主管仅可申请查看本部门员工基础信息（需HR经理审批）
- 核心资料（如薪资记录）须经总经理签字授权
- 物理防护：
- 档案室实行双人双锁，安装监控及防火防潮设备
- 电子系统设置水印追踪、操作日志永久留存
- 外包情形：若委托第三方保管，需确认其具备《人力资源服务许可证》，并在合同中明确泄露责任条款
特别提醒：上海地区的合规红线
- 电子档案合法性：需通过上海市“一网通办”平台备案HR系统，未经认证的软件存储数据不被监管部门认可
- 销毁程序：离职档案销毁前必须制作销毁清册（含员工姓名、身份证号、销毁日期），经法人签字后至少保存10年
- 检查重点：劳动监察部门常突查以下项：
- 劳动合同是否100%归档
- 薪资记录与银行流水一致性
- 加班审批单是否完整
档案管理表面是文书工作，实则是企业风险控制的防火墙。某浦东派遣公司曾因缺失加班记录档案，在仲裁中承担80万元赔偿——完善的档案不只是应付检查，更是保护企业稳健前行的法律盾牌。
