上海代办注册海外仓服务，这些资料是必须原件吗？

代办海外仓备案，这些材料到底要不要交原件？

上海企业通过代办机构注册海外仓时，最常纠结的问题就是“材料是不是必须交原件”。毕竟跨境文件获取成本高，公证耗时久，若因材料形式错误被退件，直接影响出海进度。结合实操经验和海关规定，我们来逐一拆解关键材料的原件要求。

一、核心表格类：无需原件，但必须盖章

以下两类表格是备案的骨架材料，​​无需纸质原件​​，但必须确保电子版清晰且盖章规范：

• ​​《跨境电商海外仓出口企业案登记表》​​：在线填报后直接打印，加盖​​企业公章鲜章​​（复印章无效），扫描为PDF上传；
• ​​《跨境电商海外仓信息登记》（一仓一表）​​：每个仓库单独填写，同样需加盖公章后扫描。

​​关键细节​​：
表格中“企业名称”“海关注册编码”需与营业执照完全一致——哪怕错一个字，扫描件也会被退补。

二、权属证明：租赁协议必须原件，产权证明可替代

证明仓库合法使用的文件，需根据仓库类型区分要求：

• ​​租赁海外仓​​：必须提供​​双方签字盖章的租赁协议原件​​，扫描后上传PDF。若只有复印件或未签字版本，需重新公证；
• ​​自有海外仓​​：可灵活选择产权证明或当地营业执照复印件，但需加盖海外公司公章（如有），并附中文翻译件；
• ​​第三方仓（如亚马逊FBA）​​：若无法获取租赁协议，可用入库记录、仓储费账单替代，但需连续3个月数据且含平台LOGO，同样需加盖境内企业公章。

​​为什么租赁协议卡最严？​​ 海关需核实仓库是否真实存在且受企业控制。租赁协议中的地址、租期、签约方信息，是判断业务真实性的直接证据。

三、辅助证明：接受电子凭证，但需完整可溯

以下材料无需原件，但需确保信息完整、可验证：

• ​​海外仓实景照片​​：需包含仓库门牌、内部货架、企业LOGO等元素，手机拍摄即可；
• ​​线上销售记录​​：平台后台截图需显示商品链接、订单号、交易时间，避免马赛克处理；
• ​​平台店铺资质​​：提供店铺后台“公司信息”页面截图，需含网址、企业名称、认证状态。

​​避坑提示​​：
用亚马逊FBA仓的企业注意！若店铺名称与备案企业不一致（例如用香港公司注册店铺），需补充《主体关联声明》并公证，否则会被判定“仓企不符”。

四、无纸化备案：原件扫描件如何合规转换？

自2023年起，全国海关推行​​无纸化备案​​，通过“单一窗口”或“互联网+海关”在线提交，所有材料均以PDF格式上传。但扫描件必须满足：

• ​​清晰度​​：文字、印章、签名无模糊，分辨率不低于200dpi；
• ​​完整性​​：多页文件合并为一个PDF，页码连续；
• ​​命名规范​​：如“企业名称_租赁协议.pdf”“企业名称_海外仓照片.zip”

​​特殊情形需补交纸质原件​​：
若海关对扫描件真实性存疑（例如租赁协议签名潦草），会要求5个工作日内提交纸质原件核验。建议企业扫描前用手机微距模式拍摄签名页，确保万无一失。

五、新手建议：三类材料优先备原件

对初次备案的上海企业，以下文件建议预留原件储备：

1. ​​租赁协议原件​​：尤其合作方为境外企业时，邮寄耗时可能超1个月；
2. ​​公章备案证明​​：若表格盖章不清晰，需用原件重新盖章；
3. ​​海关注册登记证​​：部分海关要求核验原件编码与申请企业匹配性。

​​代办服务的价值点​​：
专业机构会提前用高拍仪扫描文件，并检查关键字段（如租赁协议中的仓库地址是否与登记表完全一致），避免因形式问题反复补件。

终极结论：原件不是“枷锁”，而是风险防火墙

海关要求部分材料提供原件，本质是​​通过法律文件倒逼企业落实仓库真实性​​。我曾接触过上海某家居企业案例：因用PS修改租赁协议地址，被海关列入重点稽查名单，后续9810出口全部开箱验货。

与其纠结原件成本，不如抓住核心逻辑：​​能直接证明“仓是你的”的材料（如租赁协议），必须原件；间接佐证材料（如销售记录），可用电子版。​​ 在无纸化大趋势下，上海企业更应确保扫描件与原件零误差——毕竟系统审核的，是像素背后的诚信。