电子文件基础格式规范
文件类型与大小
- 强制格式：所有材料必须转换为PDF格式（版本1.4及以上），不接受Word、图片等格式。
- 文件容量：单个文件不超过4MB，单页大小控制在400KB以内。超大文件需拆分，例如合同可拆分为“合同_part1.pdf”“合同_part2.pdf”。
- 命名规则：文件名需体现内容（如“营业执照_上海XX公司.pdf”），长度不超过64字符，禁用特殊符号（*、#等）。
扫描件质量要求
- 分辨率：不低于200dpi，确保文字、印章清晰无模糊。
- 图像标准：
- 采用黑白（1bit）或全彩（24bit）模式；
- 页面必须端正平铺，无黑边、阴影或噪点；
- 空白页需删除，避免冗余。
电子签名与图章规范
数字签名
- 文件需内嵌海关认证的数字签名，证书须由海关认可机构（如中国电子口岸CA）签发。
- 签名图层不可遮挡关键信息（如公章、金额）。
红色电子签章
- 位置：固定在页面右下角，与页边距零距离贴合；
- 尺寸：3cm×3cm正方形；
- 内容：分三行标注：
- 第一行：“报关专用”
- 第二行：“电子签章”
- 第三行：文件类型（如“合同”“发票”，限6汉字内）。
核心材料清单与制作要点
通用必备材料
- 营业执照：副本扫描件，需体现“货物进出口”经营范围，加盖公章红章。
- 法定代表人身份证：正反面彩色扫描，信息完整无裁剪。
- 海关备案申请表：通过“单一窗口”生成，需同步提交电子版和盖章扫描版。
特殊情形附加文件
- 食品进口商：需提交《进口食品存放地点说明》及食品安全管理制度文件。
- 自贸区企业：若用虚拟地址备案，需补充租赁合同扫描件+实际场地照片。
常见疑问
Q：多页合同如何合并PDF？
A：使用Adobe Acrobat合并页面，确保页码连续，并添加“报关专用”电子签章（每页均需盖章）。
申报流程与避坑指南
四步提交流程
- 材料电子化：按上述标准扫描或转换文件，逐项检查签名图章位置；
- 登录平台：进入“中国国际贸易单一窗口”或“互联网+海关”平台；
- 上传压缩：将同一单据的多文件打包为ZIP格式（例如“装箱清单.zip”）；
- 实时追踪：提交后通过平台查询审核状态，3个工作日内反馈。
高频错误与解决
- 错误1：图章尺寸偏差（如超3cm）→ 用Photoshop预设模板校准；
- 错误2：扫描件漏页（如合同缺签署页）→ 转换后逐页核对页码；
- 错误3：未更新材料（如执照过期）→ 提交前核对营业执照年检日期。
政策新规与效率技巧
2025年新政红利
- 无纸化扩展：全面取消纸质《海关备案证明》，电子证书与纸质同等效力；
- 自贸区加速：浦东企业享“一窗通办”，海关、外汇备案同步完成，耗时从14天缩至7天。
专业工具推荐
- 扫描神器：Adobe Scan（自动校正页面）、CamScanner（智能压缩）；
- 签章工具：中国电子口岸客户端（内嵌合规图章生成模块）。
最后提醒：避免使用手机拍照代替扫描！畸变或反光会导致退单。建议百元级扫描仪即可满足需求，关键在合规处理而非设备。
